こんにちは！ OCH です。
少子化が問題となっている昨今ですが、保育所への待機児童も問題となっている地域が多くあります。
なぜ待機児童問題があるのか、その要因の一つに「保育士不足」が挙げられます。

保育士が不足している状況だと、保育所は入所児童の人数を制限せざるを得ず、また新たな保育施設を設けることも出来ません。
では、なぜ保育士不足が起きているのか？それには以下の問題があると言われています。

• 給料が安い

• 責任が重い

• 仕事量が多く勤務時間も長い

給料については政府も問題視しており、令和4年に処遇改善策を打ち出し、給料アップに向けた取組を行っています。

また、責任については厚生労働省が「保育士キャリアアップ研修」を打ち出し、業務に対する知識や技術スキルを学ぶことで不安を払拭したり、各役職で必要なスキル条件や待遇を明記し、保育士のキャリアアップの指針を設けるなど、対策を行っています。

しかし、仕事量については各保育所での方針によって様々で、多くの課題が残っているのが現状です。
その中でも、以下の共通した業務課題があると考えています。

• 年1回の監査対応が大変

  • 提出するデータを集めて整理するのが大変

  • データのバックアップ運用が大変（または出来ていない）

• 保護者への情報共有に手間がかかっている

今回はそういった課題に対して、Repliを使って業務改善に取り組んだ たいようの子保育園様 の事例と合わせて、Repliでの解決策を紹介したいと思います！

Repliってなに？

簡単に説明すると「データを簡単に保存でき、自動でバックアップを取得し、社外関係者へも簡単にデータを連携できる」業務改善型のIT製品です。
バックアップはRepliの筐体内(NAS)とクラウド上での二重バックアップとなるため、筐体が壊れてもクラウド上にバックアップがあるので、安心して業務を継続することが可能になります。

たいようの子保育園様インタビュー

ーー 当時の業務課題を教えてください。

先ずはデータの整理ですね。
保育所では年1回 地域による監査があるのですが、その監査に必要なデータの整理ができていない為、毎回まとめるのに苦労しています。
提出時には様々な場所に置かれているデータを集めたり、また過去のデータを参考にする為にメールを探したりと、本当に手間がかかるのです。

そして、データのバックアックですね。
Repliを紹介頂いた際にデータのバックアップの必要性を聞いて「確かにバックアップが取られていないから危険だな…」と感じました。
一つのパソコンでデータを管理してますが、そのパソコンが故障したらデータが無くなってしまいますし、故障だけではなく、コンピュータウイルスに感染した場合もパソコンが使えなくなって経営的な問題に繋がると感じたのです。

―― Repliの説明を受けるまではバックアップはあまり必要と感じていなかった？

はい、正直そうです(笑)
漠然と「バックアップは必要かな」と考えてはいましたが、そこまで重要視はしていませんでした。パソコンはこれまで故障など無かったですし、危険とは感じていませんでしたね。

―― 改めてパソコンが使えなくなった場合を考えて、バックアップは必要と感じたのですか？

そうですね。
日頃使っているデータもそうですが、監査のデータが無くなったら運営できなくなる可能性もあります。そうなると園児や保護者へも迷惑がかかってしまいますからね。

―― 他にも課題はありましたか？

効率化したいという点で、園児の日頃の写真をもっと簡単に保護者へ提供できないか、また、お手紙も印刷して渡すのではなく、簡単に提供する方法はないかと考えていました。

―― Repliの導入を決めたきっかけを教えて下さい

先ずはデータの管理とバックアップがまとめて解決できる点ですね。
パソコンのデータをRepliに整理整頓しながら保存し、そして自動でバックアップを取得する。これに魅力を感じました。

―― Repliはクラウドバックアップもあって、故障しても業務が継続できるので安心ですね

そうですね。データが無くならないのは本当に安心です。

そしてもう一つの大きな理由は、園児の写真を保護者へ簡単に共有できるという点ですね！
職員がスマホで撮った写真をRepliへ保存して、保護者はスマホやタブレットから見る、そして必要であればすぐダウンロードも出来るので、本当に嬉しい機能です。
これまでだと、園児の写真を印刷して貼り出したり、アルバムにして渡したりと手間がかかっていました。また印刷した写真となると、張り出す場所やアルバムの大きさによって写真の数に限りがあったので、写真の選別も必要でした。
もっと見てほしい写真があるのに…と感じたこともありましたね。

Repliは撮った写真をデータで共有できるので、選別する必要もなく、保護者に見てほしい写真をたくさん共有できるのが嬉しいです。

―― 実際どのように写真を共有しているのですか？

先ず保存ですが、Repliに園の組毎にデータを保存するフォルダを作っています。そして、その中に日付のフォルダを作り、そこに職員がスマホで撮った写真を日々保存しています。

そして「WEB共有」機能を使って共有しています。機能を有効にすると共有用のURLが作成されるので、そのURLを保護者へ伝えてスマホなどからアクセスしてもらっています。
WEB共有機能とは？ ->  

―― 保護者へはどのようにURLを伝えているのですか？

URLをQRコードに変換するサイトで変換し、お手紙で配布しています。

―― なるほど。QRコードでアクセスして、ブックマークしておけばいつでも見れますね

そうですね。
Repliはアプリを入れる必要がなく、URLからアクセスするだけで写真を見ることができるので、保護者の手間もかからないのが良いですよね。

―― 保護者や職員から使ってみた感想はありましたか？

保護者からは「写真毎日楽しみにしてるよ」「いつも見てるよ」と言っていただいて、とても喜ばれています。
職員も「使い方が簡単で、写真もたくさん共有できるので導入して良かった」と言っています。
私も「とにかくRepliを入れて良かった！」と感じていますね。
連絡頂いた当初はバックアップをあまり考えていないこともあり、必要と感じていなかったのですが、今となっては連絡頂いたことに感謝しています(笑)

―― ありがとうございます！他にもRepliを使った業務効率化は検討していますか？

台風などで休園する場合に緊急のお知らせをアップしたり、監査のデータ整理はまだ終わっていないので、整理していきたいです。Repliはバックアップもあるので、安心ですからね。

―― データの保管も共有も簡単なので、緊急時のお知らせとして使うのは良いですね！本日はありがとうございました！

まとめ

今回はRepliを使った保育事業の課題解決についてご紹介しました。

Repliは保育事業で多く利用されていますが、その他にも建設業、医療業、製造業など、様々な業種でも活躍しています。
データの重要性は業務の種類関係なく統一で、使い方やバックアップの課題はあると思います。Repliはその課題を解決できる製品となっています。

今回、実際にRepliが活躍しているシーンを見られて、私自身とても嬉しかったです。
今後も様々な業界で活躍するRepliをご紹介できればと思います。

最後に、今回インタビューを受けて頂いた たいようの子保育園様 本当にありがとうございました。
引き続き、Repliが壊れるくらい使って頂けると嬉しいです！
※壊れても保守サービスですぐに交換品をお届けしますのでご安心ください

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