こんにちは。しろまです。
業務効率化をはかるうえで、同一のファイルを複数人で閲覧したり編集ができるファイル共有の活用はかかせないものになっています。
普段特に気にせず使用しているかたも多くいると思いますが、今回はファイル共有について記事にしてみました。

ファイル共有の方法

ファイル共有の方法はいくつかありますが、主な方法として以下の3つ

・外付けHDDやUSBメモリ等の記録媒体を使用してのデータの受け渡し
・ファイルサーバやNASを使用してファイルを共有する
・クラウドストレージを使用してファイルを共有する

まず、外付けHDDやUSBメモリなどを使用してのデータの受け渡しは、安価にできますが、都度データの出し入れをしないといけないため、手間と時間がかかってしまうことと、データの紛失や漏洩といったセキュリティ上のリスクも高いです。
そのため、ファイルサーバやNAS、クラウドストレージを活用することをおすすめします。

ファイル共有を使う上であったほうがよい機能

①アクセス権の設定

経理部や管理部といった部署では、社員の個人情報であったり、取引先の重要情報など、社外はもとより社内の他部署に公開すべきではない情報を取り扱ったりします。
ファイル共有を使用するうえでは、アクセス権の設定は必須の機能になります。

②操作ログの閲覧

該当ファイルに対して、誰がアクセスし、どういう操作を行ったのか、操作ログを閲覧できる機能はあったほうがよいです。
誤って削除したり、意識せずファイルを別フォルダへ移動してしまったりなどの誤操作は少なくないため、操作ログで確認できれば再発防止にも役立ちます。

③誤操作でファイルを上書きしたり削除をしてしまった際の復旧機能

前述でもあるとおり、どんなに気を付けても誤操作はあるものです。
もしもの時に素早くデータ復旧できる機能はぜひ備わっていてほしいところです。逆にファイル共有するうえで、この機能がないのはかなりリスキーなことだと思います。

④社外の方へのファイル共有機能

昨今PPAP方式(メールでパスワード付き.zipファイルを送信する方法)の、セキュリティ上の脆弱性が取り沙汰されており、官民で廃止が進んでいます。
その代替策としても使用できるため、あれば重宝される機能になります。

⑤バックアップ機能

データ消失やウイルス感染の備えとして、絶対外せない機能になります。
また、遠隔地へのバックアップが可能であればBCP対策も兼ねることができるので言うことはないのではないでしょうか。
BCPの重要性については、前回記事で記載したので参考までに👇

まとめ

ファイル共有はとても便利な機能の一つですが、同一ファイルを複数人で操作するため、同時に色々なリスクもはらむことになります。
使用するに際には、どれだけリスク回避ができるかがポイントになります。

さまざまなメーカーがファイルサーバやNASを販売しています。クラウドストレージサービスについても複数あり、いざ導入する際には、かなり迷ってしまうと思います。
コストの面や使いやすさ、サポートの充実など選択するポイントは色々あると思いますが、少なくとも、上記であげた5つの機能が最低限搭載されていればとても安心できますよね。

「データを確実に守る」がしっかり実践できるかがとても重要になってきます。
次回は、それらの機能を満たした製品をご紹介したいと思います。

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