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NoCode Airtableでデータの管理 #2 何ができる?

今井@OCHです。
本記事では、NoCodeツールのAirtableについて取り上げています。 せっかくのNoCodeですから、開発エンジニアでは無い方に理解して頂ける表現を心掛けます。

前回記事はこちら

第2回ではAirtableでできる事を解説していきます。

Airtableの概要・事例などは検索して沢山でてきますので、このシリーズではAirtableの強みや弱点、それぞれできることに必要なレベルなどに絞って取り上げます。

結局Airtableでは何ができるの?

幅広く認知されている「エクセル」を用いてAirtableで何ができるのか解説していきます。

まず、エクセルで管理しているものは90%以上はAirtableで同じ事が可能というのが私の印象です。

↓ は読み飛ばしてOK
エクセルではなく、既に専用にシステム化されているものは規模によって変わりますがRDBを用いたシステムでレコード数が1万程度のシステムであればAirtableで6割は再現できます。
古いシステムでメンテナンスできないが、しかし新しく開発する(依頼する)には予算が厳しいという場合は、システムの要件や規模を整理してAirtable化を検討しても良いかもしれません。開発エンジニアでなくてもつくれて、メンテナンスできるシステムがNoCodeの強みです。

では、エクセルで管理できているものをわざわざAirtableにした方が良いもの... すなわちAirtableの強みを活かせるものは何でしょうか?

弊社製品の例

弊社の一例で説明します。
(説明しやすくするため、及び内情全てをお見せできないため、一部現実と異なる部分があります。ご容赦ください。)

私たちは『Repli』というNAS/ファイルサーバー 製品を開発・販売しております。

↓ は宣伝です 読み飛ばしてOK
Repliは実データを保管するNASでありながら、クラウドのようにインターネットからアクセスもできるテレワーク時代にぴったりなNASです。災害などで機器破損によるデータ全損失からもデータ復旧が可能な災害対策も全てワンパッケージとなっており、現代のデータの重要性に答える中小企業向けの製品となっております。

repliパーツ

Repliなど、実在する機械はパーツや発送時のダンボールや緩衝材を組み合わせて、お客様に届ける形に仕上げます。そこに取り付けつるパーツは在庫としてストックしており、不足すると調達するという仕組みです。このような例は多くの企業にも存在していると思いますが、Repliではこの管理の一部をAirtableで行っています。

ここで発生する管理の仕組みとして『在庫管理』が挙げられますね。正しく管理を行うことによって、以下のアクションを初めて行うことができます。
この正しい管理を効率良く・間違い無くできるのが「Airtableでなにができる?」の答えのひとつです。

良い管理は、良いアクションを行える
 ・現在の在庫数を経理・経営が正しく認識できる
 ・在庫が不足したら速やかに調達する
 ・在庫の減るスピードを常に分析して調達計画をリアルタイムで見直す

Airtable化のメリットを受けやすいポイント

前項のアクションをもとに、Airtable化することで簡単にメリットを受けられる2つの大きなポイントに着目します。

1. ひとつの情報で複数の人が各自の役割で動く
在庫状況という『ひとつしか無い現実』を複数の人、複数のチームが見る

2. 「ある状態」になったら自動的に動かしたい
不足したら調達するという連絡を自動的に行う

このような事をしたい場合、Airtableによるメリットを受けやすいので『Airtable化する価値あり』です。特に「1」はエクセルをそのままAirtableに引っ越して、ちょこっと触るだけで簡単に始められます。

他にも企業から生み出される「管理」されるもの
・社員名簿
・顧客名簿
・顧客問い合わせ管理
・営業行動管理・予算/進捗管理

Airtable化によりワンステップ上を目指す

良いアクションのうち「在庫の減るスピードを常に分析して調達計画をリアルタイムで見直す」もAirtable化によってやりやすくなります。しかし、簡単に実現できないため、社内のデータをAirtable化して、文化も根付いた後のステップで始めると良いでしょう。

分析結果は、分析内容が欲しくなった時に作るのではなく、日頃定常的に分析内容が出力されつづける事が必要であるという私の持論です。

例えば体調が悪くなった時に検査するのではなく、日頃から健康診断で分析しておいて、体感せずとも予兆から事前に対策を打つことが必要ということと同じですね。

簡易的な分析はAirtableだけで可能ですが、高度な分析をおこなう場合別のツールも使います。他のツールと連携できるところもAirtableのメリットです。分析については本シリーズではなく、別の機会で記事化するかもしれません。

まとめ

『ひとつしか無い現実』をAirtableでデータ化することで、誰が本当の資料をもっているのか?という状態を避けられます。さらに仕事を楽にするための『自動化』を行えるのがAirtableでできることです。

さらに、Airtableに情報を集めることで、次のステップの『情報の分析』に進める道筋ができます。使い古された言葉ではありますが データを制するものはビジネスを制す を現実のものとし身近にしてくれるひとつの手段がAirtableといったところです。

次回は、実際にAirtable上でどのように登録して、どのような動きをさせられるかを具体的に解説していきます。また、Airtableの限界についても触れられればと思います。

著者


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縛られる働き方から、自由な働き方へ。 「IT × 知恵」を駆使して「本気であそび、本気ではたらく」を研究し、その結果を発信している OCH 公式 note です。