こんにちは。しろまです。
国税関係帳簿書類の電子化およびペーパレス化の推進と、事務負担の軽減を目的として、電子帳簿保存法が2022年1月1日より改正されました。

改正に伴い、大企業や中小企業問わず、全事業者が気を付けなければならない点がありますので、そこを踏まえて今回記事にしていきたいと思います。ぜひ一読お願いします！

電子帳簿保存法とは

紙での保存が義務づけられていた国税関係帳簿書類を、一定の要件を満たせば、電子データで保存することを可能にした法律で、1998年に制定されました。
ちなみに1998年といえば、Windows98が発売され、よりPCが世間に普及していった年になります。
コンピュータを使用した帳簿書類の作成が多くなってきたことで、電子データでの保存の容認について、各界から政府へ、強い要望が寄せられるようになりました。
時代の流れに対応することと、納税者等の帳簿保存に係る負担軽減を図る等の観点から、電子帳簿保存法を創設することになりました。

創設当初は適用要件が厳しかったため、積極的に導入する企業は多くありませんでしたが、数回にわたり改正が行われ適用要件が緩和され、導入ハードルは徐々に低くなってきています。

電子帳簿保存法における区分

電子帳簿保存法は、大きくわけると以下の3種類に区分されます。

①電子帳簿等保存
PC等で作成した帳簿や書類を、一定の保存要件のもと電子データのまま保存
※自社で作成した帳簿や決算書、契約書、請求書、控え等

②スキャナ保存
紙で受領またはPC等で作成した書類を画像データで保存
※他社から紙でもらった領収書や請求書等

③電子取引
電子データとして受領した取引情報をデータで保存
※他社からデータ受領した領収書や請求書等

2022年1月1日の改正では、①電子帳簿等保存と②スキャナ保存については、承認制度の廃止やタイムスタンプ要件と検索要件が緩和され導入しやすくなっています。また事業者は任意で行うことができます。
しかし、③電子取引については、電子保存が義務化され、従わない場合はペナルティもあるため、一番注意しなければならない部分になります！！

※2022年1月1日より義務化予定でしたが、電子データの保存義務について2年の猶予期間が設けられました。猶予期間は2023年12月31日まで。

保存期間は7年(最長10年)

帳簿書類および電子データの保存期間は基本7年と義務付けられています。
※法人で欠損金の繰越控除を利用する場合の保存期間は10年

電子取引の注意点

先述したとおり、電子取引の場合は電子保存が義務化となります。
例えば、下記のパターンで受領したデータをプリントアウトして紙で保存することがNGになります。

・取引先よりメールで請求書を送付してもらった
・ECサイトで物品購入し、領収書をPDFデータでダウンロード
・複合機などを利用して、受領したFAXを出力せずデータで保存している

今後の電子取引での保存方法としては、データが改ざんされていないこと、検索・表示が出来る状態の2つの要件満たす必要があります。

改ざん防止のための措置

下記の①～③のいずれかの措置を行う必要があります。

①タイムスタンプ付与(取引先or自社で付与)
②訂正削除できない、もしくは訂正削除の履歴を確認できるシステムを導入
③事務処理規定を策定

①、②についてはある程度の導入コストがかかります。コストをかけたくない事業者も多いと思いますが、そういった場合は、③事務処理規定の策定がおすすめです。
国税庁からもサンプル資料が提供されていますので、参考にして作成するとこちらの要件はクリアできます。

検索・表示できるようにする

税務調査の際に税務職員からデータの提出を求められれば、提出できる状態にしておく必要があります。対応しているソフトウェアやシステムを導入するか、下記の①と②のように、コストをかけず出来る方法もあります。

①については、国税庁が推奨しているやり方になります。
②は、ファイルを「日付・⾦額・取引先」で検索できる状態にしておく方法です。税務調査の際に、提出が求められればデータを提出しなければなりません。

※基準期間(2期前)の売上高が 1,000 万円以下の事業者は検索要件は不要になります。

まとめ

電子データの保存要件については、まずはコストをかけずにやってみて、その後システムの導入を検討してみるのもよいと思います。
あとは、データがクラッシュすると大変なのでバックアップはしっかり取っておく必要があります。noteでも何度か記事にしていますが、やはりクラウドバックアップがおすすめです。
保存義務を果たせない場合、青色申告が取り消しになる可能性もあります。

電子取引については、2024年1月1日からは完全義務化になりますので、早めに取り組んでいきましょう！

著者：