こんにちは。しろまです。
企業において、属人化している業務は少なからずあると思います。
また、今は気づいていないだけで、専門的な業務や特殊業務のノウハウを持った方が退職する際に気づくパターンもあるのではないでしょうか。

属人化されている業務があると、長い目で見た時、とてもリスクが高いです。最悪の場合、業務の継続が難しくなってしまうことも考えられます。

今回は、その属人化について記事にしてみました。

属人化とは

特定の業務の対応方法や管理などを、ある特定の担当者しか把握しておらず、他の社員が対応できない状態をさします。
仮に、その担当者が休んだり、退職してしまった場合は、業務がストップしてしまう可能性があります。

属人化してしまう原因

専門性が高い業務や、複雑な業務で、かつ特定の担当者が長い間、専任で対応を行っているケースがある場合、担当者の知識や経験に頼ってしまうことになり、他の社員への展開がしづらい状況が生まれてしまいます。

または、人員が不足していたり、予算の関係上その業務に人を割くことが難しく、結果として専任者が一名になってしまった等も原因としてあげられます。

属人化の影響

即影響がでるものではないため、業務も滞りなく回っている場合は一見して問題ないように感じると思います。
しかし、属人化すると色々なリスクを孕んでしまいます。

まずは、前述したとおり、担当者が休んだり退職した場合は、業務が継続できなかったり、継続できたとしても品質の維持は難しくなります。

また、業務が属人化してしまうと、客観的に判断する人がいなくなってしまうため、実施している業務の正当性がわからなくなってしまいます。
本当はもっと効率よくできることがあっても、そこに気づかないことになり、会社および業務を行っている担当者の両方で不幸になってしまうパターンがあります。担当者のモチベーション維持も難しくなります。

属人化するとデメリットはかなり多いです。

属人化させないためには

担当者以外の方が実施することを想定して、業務内容をきっちり手順として落とし込むことはとても重要ですが、手順自体が複雑になってしまうと、属人化の解消にはつながりません。

まずは業務自体をシンプルにすることが先決で、複雑なシステムやツールを使用している場合は、よりシンプルなものに変更できるかを確認したほうがよいです。

そのうえで、誰もが実施できるような状態にすることが重要です。

まとめ

すべての業務を標準化するのは難しい部分もありますので、属人化するとリスクが高い業務を予め選定しておき、絞り込んで標準化していくのもよいと思います。

わたしたちは、日頃より「業務の標準化」に積極的に取り組んでいます。
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